Mengelola kotak masuk Anda bisa menjadi tugas yang menakutkan hari ini. Dari surel-surel penting yang harus Anda lihat hingga surel yang menghalangi, bisa jadi membosankan untuk mengatur semuanya untuk melihat apa yang ingin Anda lihat.
Jika Anda menggunakan aplikasi Mail pada Mac Anda, Anda dapat mengatur aturan email yang membantu Anda mengatur semuanya. Langsung email begitu mereka tiba, tandai mereka sehingga mereka lebih mudah dikenali, dan bersihkan kotak masuk Anda dengan mudah, begini caranya.
Akses Aturan aplikasi Mail
Dengan Anda Surat buka aplikasi, ikuti langkah-langkah ini untuk mengakses Aturan daerah.
1) Klik Surat dari menu dan pilih Preferensi.
2) Di jendela yang muncul terbuka, klik Aturan.
3) Aturan apa pun yang telah Anda atur akan ditampilkan. Untuk membuat yang baru, klik Tambahkan Aturan.
Buat Aturan Surat
Setelah Anda klik Tambahkan Aturan, sebuah kotak akan muncul dengan berbagai opsi untuk jenis Aturan yang ingin Anda buat. Mulailah dengan menggambarkan Aturan Anda atau hanya memberinya nama yang masuk akal bagi Anda. Kemudian, lanjutkan untuk mengaturnya.
Atur kondisinya
Bagian selanjutnya adalah tempat Anda mengatur kondisi untuk email yang masuk. Setelah kata itu Jika, pilih salah satu Apa saja atau Semua dari kotak dropdown. Tanyakan pada diri Anda, apakah Anda ingin semua persyaratan yang Anda masukkan terpenuhi atau semuanya?
Setelah itu, Anda mengatur kondisi untuk dipenuhi dan Anda memiliki banyak pilihan untuk dipilih. Kotak pertama adalah untuk email-email yang masuk dan cara mengidentifikasi mereka. Jadi, pilih dari pilihan seperti:
- Dari siapa email itu berasal, siapa yang disalin, atau apa yang ada di baris subjek
- Tanggal dikirim atau diterima
- Jika pengirim ada di kontak Anda atau tidak, apakah VIP, atau anggota grup
- Jika prioritas email tinggi, normal, atau rendah
- Email berisi jenis lampiran tertentu
Tergantung pada opsi yang Anda pilih, Anda akan melihat opsi yang berbeda. Sebagai contoh, Pengirim ada di kontak saya, Prioritas, atau Pesan adalah email sampah jangan menawarkan ketentuan lebih lanjut untuk diatur. Tapi, yang lain meminta syarat tambahan. Contohnya, Jenis lampiran meminta Anda untuk memilih dari daftar dan tanggal dikirim atau diterima menanyakan usia email Anda.
Anda mungkin perlu memutuskan apa pesan yang seharusnya berisi, tidak mengandung, dimulai dengan, berakhir dengan, atau adalah sama dengan. Ikuti itu dengan memasukkan teks ke dalam kotak ketiga. Jadi, Anda bisa memasukkan sesuatu seperti "Dari mengandung kata Apple" atau "Subjek berisi kata Penjualan".
Siapkan tindakan
Setelah mengatur kondisi untuk email masuk, Anda memutuskan tindakan apa yang harus diambil. Pilih dari opsi seperti:
- Pindahkan pesan ke kotak surat atau folder lain
- Atur warna pesan
- Secara otomatis membalas atau meneruskan pesan
- Hapus pesannya
- Tandai pesan sebagai sudah dibaca
Seperti halnya kondisi yang Anda atur, tindakan mungkin meminta detail lebih lanjut. Jika Anda memilih Pindahkan Pesan, Anda harus memilih kotak surat dan folder. Atau, jika Anda memilih Atur Warna Pesan, Anda harus memilih warna dan apakah itu harus diterapkan ke latar belakang atau teks.
Setelah deskripsi, kondisi, dan tindakan Anda ditetapkan, klik baik dan aturan baru Anda siap digunakan. Anda kemudian akan melihatnya di daftar Aturan di kotak Preferensi.
Jika Anda ingin mengubah aturan, pilih dan klik Edit. Anda juga bisa mengklik Duplikat untuk menyalin aturan dan kemudian membuat sedikit perubahan atau Menghapus sebuah aturan yang tidak lagi Anda butuhkan.
Contoh Aturan
Tidak yakin bagaimana Aturan ini dapat membantu Anda? Berikut ini beberapa contohnya.
- Pindahkan pesan dari bos Anda ke folder kerja Anda.
- Terima pemberitahuan saat Anda menerima pesan dari ibumu.
- Tandai dan balas pesan secara otomatis yang ditandai sebagai prioritas tinggi.
- Secara otomatis menghapus pesan dengan kata-kata tertentu dalam subjek.
- Putar suara ketika email yang berisi lampiran media tiba.
Seperti yang Anda lihat, Aturan tidak hanya dapat membantu Anda mengatur kotak masuk dengan memindahkan atau menghapus pesan, tetapi juga menerima pemberitahuan untuk yang penting atau secara otomatis menandai pesan yang membuatnya lebih mudah dikenali..
Plus, Anda dapat mengatur lebih dari satu set kondisi dan tindakan untuk pesan menggunakan tanda plus di bagian tersebut untuk menambahkan lebih banyak.
Aturan Aturan Surat!
Tidak perlu waktu lama untuk menyiapkan Aturan di aplikasi Mail dan setelah melakukannya, Anda dapat menggunakannya untuk mengatur kotak masuk Anda tanpa mengangkat jari lain. Apakah Anda siap untuk mulai menyiapkan beberapa aturan? Beri tahu kami yang Anda buat yang paling membantu Anda.
Dan, lihat bagaimana memfilter email di iPhone dan iPad Anda atau cara bekerja dengan aturan email di Gmail.
